A visszaélés-bejelentési rendszer célja annak biztosítása, hogy rendelkezésre álljon a jogszabályok és a belső működési szabályok megsértése esetére,
rendelkezéseinek megfelelő bejelentési rendszer.
A szervezetünk elemi érdeke az egyes vagyon elleni vagy foglalkozás körében elkövetett bűncselekmények feltárása és megelőzése, melyek előfordulása jelentős mértékben csökkentheti a Társaságunk jó hírnevét, valamint jelentős erőforrások jogosulatlan kivonására nyújt lehetőséget az elkövetőknek, amely – adott esetben – a szervezetünk egészének működését is veszélyeztetheti.
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
1. A bejelentés megtehető írásban
2. Panasztörvény szerinti bejelentés tételére jogosultak:
A bejelentés megtételekor annak eredményes kivizsgálhatósága céljából a bejelentő megadja a nevét és az elérhetőségét, kivéve, ha kérte anonimitásának megőrzését.
3. Kivizsgálás
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A Novocoop Kft. a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját – akár jogi képviselője útján is – bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. E rendelkezések arra a személyre is alkalmazandóak, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.
A Panasztörvény szerinti bejelentés kivizsgálására a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre. A 30 napos határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 3 hónapot.
Az egyéb bejelentéseket a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül ki kell vizsgálni.
A Panasztörvény szerinti bejelentés vizsgálata mellőzhető, ha
A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak azon visszaélések orvoslására, amelyre a belső visszaélés-bejelentési rendszer szolgál.
4. Intézkedés
Miután a bejelentést a Novocoop Kft. független érdekképviselője kivizsgálja, a bejelentőt írásban tájékoztatja
Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a független érdekképviselő az előzőekben foglaltakról a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.
Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedik a feljelentés megtételéről.
Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a Társaság belső szabályzatait vagy a munkaviszonyra vonatkozó szabályokat, úgy a Társaság, mint munkáltató az érintett munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.
Ha a vizsgálat a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, az eljárást a független érdekképviselő lezárja.
A bejelentő és a bejelentésben érintett személy személyazonosságát a cégünk vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli és biztosítja, hogy személyes adataikat az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg.
A Novocoop Kft. a bejelentési rendszer keretei között
a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatait kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelheti és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő külső szervezet részére továbbíthatja. A bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül a cégünk haladéktalanul törli a fenti követelményeknek nem megfelelő személyes adatokat.
A Panasztörvény szerinti bejelentési rendszer keretei között kezelt személyes adatok kezelésére – így különösen azok továbbíthatóságára – a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény rendelkezései (különösen annak 6.§ (2) és (4) bekezdései) irányadók:
A bejelentő személyes adatai – a következő bekezdésben foglaltak kivételével – csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.
Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
A bejelentést kivizsgálók a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túlmenően – nem oszthatják meg a cég egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem, csak az eljárásra jogosult szerv feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egységével vagy munkatársával és velük is csak a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben.
A bejelentő jogosult tájékoztatást kérni adatainak kezeléséről.
Adatok törlése:
Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó személyes adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül a cég törli.
Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – a bejelentésre vonatkozó adatokat a cég legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig kezeli.
